Hur man formaterar en PDF : En komplett guide

PDF står för Portable Document Format, och det är fortfarande det vanligaste sättet att dela färdiga dokument online. Men att "formatera en PDF " kan betyda flera olika saker beroende på vad du faktiskt behöver. Du kanske vill fixa en layout som ser fel ut, konvertera en PDF till en annan filtyp, redigera text eller bilder inuti dokumentet eller organisera om dess sidor. Den här guiden går igenom var och en av dessa separat, så att du kan hitta det specifika svar du behöver.

Vad är PDF format?

PDF har utformats för att bevara ett dokuments teckensnitt, layout och övergripande utseende på olika enheter och operativsystem. En fil skapad på en bärbar dator ska se likadan ut när den öppnas på en telefon, en surfplatta eller någon annans dator, oavsett vilken programvara de använder för att visa den. Det är därför PDF är standardformatet för kontrakt, meritförteckningar, fakturor och tryckt material.

PDF gör detta i allmänhet mer tillförlitligt än redigerbara format som Word-dokument, även om renderingen fortfarande kan variera något i vissa situationer, särskilt med teckensnitt som inte är inbäddade i filen eller ovanliga sidelement. När en layout väl har ställts in i en PDF tenderar den att stanna precis som den skapades tills någon medvetet ändrar den, vilket också är anledningen till att formateringsproblem kan vara så ihållande när de väl dyker upp.

Vad innebär det att formatera en PDF ?

Att formatera en PDF är inte en enda uppgift. Det syftar vanligtvis på en av dessa:

• Justera den visuella layouten för en befintlig PDF , inklusive marginaler, sidstorlek och orientering
• Konvertera en PDF till en annan filtyp, till exempel Word eller Excel, eller konvertera en annan filtyp till PDF
• Skapa en ny PDF från ett källdokument, som en Word-fil eller en uppsättning bilder
• Redigera det faktiska innehållet i en PDF , till exempel text eller bilder
• Omorganisera sidor, inklusive omordna, slå samman eller dela ett dokument

Att veta vilket av dessa som gäller för din situation är viktigt eftersom var och en kräver en annan typ av verktyg. En omvandlare kommer inte att fixa ett layoutproblem, och en layoutredigerare kommer inte att ändra en fil till ett annat format.

Hur man formaterar en PDF online

Om du vill formatera en PDF fil online för att layouten är fel, till exempel text som sitter på fel ställe, en bild som överlappar innehållet eller marginaler som är för snäva, låter en online PDF -redigerare dig fixa detta direkt i en webbläsare, utan att installera skrivbordsprogramvara. Den allmänna processen ser ut så här:

1. Ladda upp PDF filen till redigeringsverktyget
2. Välj det specifika element du vill ändra, till exempel text, en bild eller den övergripande sidlayouten
3. Gör justeringen
4. Ladda ner den korrigerade filen

Att arbeta igenom ett problem i taget, snarare än att försöka fixa allt på en gång, ger i allmänhet ett renare resultat. Du kan använda PDF format för att arbeta med en fil på detta sätt direkt i din webbläsare.

Hur man ändrar PDF format

Den här frasen täcker två olika förfrågningar, och att blanda ihop dem leder människor till fel verktyg.

Att ändra filtyp innebär att konvertera dokumentet till något annat än en PDF , till exempel omvandla en PDF till ett Word-dokument för ytterligare redigering, eller konvertera en färdig Word- eller Excel-fil till PDF . Detta ger ett helt annat filformat.

Att ändra formateringen innebär att justera hur PDF ser ut medan den förblir en PDF , inklusive sidstorlek, marginaler, orientering, avstånd och var text eller bilder finns på sidan. Ingen konvertering sker här, eftersom själva filtypen inte ändras.

Ett snabbt sätt att se vilken du behöver: om slutresultatet fortfarande ska öppnas som en PDF behöver du ett formateringsverktyg. Om det skulle öppnas som en helt annan filtyp behöver du en omvandlare.

Hur man formaterar om en PDF

Omformatering avser specifikt att ändra presentationen av en befintlig PDF utan att bygga om dokumentet från början. Vanliga situationer inkluderar en fil som ursprungligen skapades med fel sidstorlek, mellanrum som gick sönder under en tidigare konvertering eller sidor som måste placeras i en annan ordning innan filen slutförs. Eftersom det underliggande innehållet vanligtvis förblir detsamma, är omformatering vanligtvis snabbare än att återskapa ett dokument från dess ursprungliga källfil.

Hur man åtgärdar vanliga PDF formateringsproblem

Olika PDF problem kräver olika korrigeringar och att matcha rätt verktyg till det faktiska problemet sparar tid.

• Text är felplacerad eller feljusterad: använd en PDF -redigerare för att flytta eller justera den direkt, ofta ett resultat av att innehållet har ändrats under en tidigare konvertering
• Bilderna har fel position eller storlek: ändra storlek eller flytta dem på sidan
• Sidorna är i fel ordning: använd en omordningsfunktion för att ordna om dem utan att röra själva innehållet
• Sidor har olika storlekar: justera sidstorleken eller omorganisera dokumentet, vanligtvis efter att ha kombinerat filer som ursprungligen skapades i olika storlekar
• Filen innehåller onödiga sidor: ta bort dem eller dela dokumentet för att hålla det fokuserat
• Flera PDF-filer måste bli ett dokument: slå samman dem istället för att återskapa innehållet manuellt
• Filen är för stor för att enkelt delas: komprimera den, vanligtvis utan en märkbar kvalitetsförsämring
• Dokumentet måste ändra filtyp: konvertera en PDF till Word eller Excel för ytterligare redigering, eller konvertera en färdig Word- eller Excel-fil till PDF

De flesta av dessa problem kan åtgärdas genom att öppna filen i en PDF redigerare och åtgärda det specifika problemet direkt, istället för att starta om dokumentet från början.

Hur man formaterar en PDF för utskrift

Ett dokument som ser korrekt ut på en skärm skrivs inte alltid ut som du förväntar dig. Kontrollera att sidstorleken stämmer överens med vad din skrivare är inställd på, vanligtvis A4 eller Letter beroende på din region. Kontrollera att marginalerna lämnar tillräckligt med utrymme så att innehållet inte trimmas i kanterna. Se till att orienteringen, stående eller liggande, matchar hur sidan designades. Att granska en förhandsgranskning innan jobbet skickas till en skrivare upptäcker vanligtvis dessa problem innan de blir en bortkastad utskrift.

Hur man formaterar en PDF för onlinedelning

En PDF avsedd för att dela snarare än att skriva ut har olika prioriteringar. Filstorleken blir viktigare, eftersom en stor fil tar längre tid att skicka och öppna, särskilt för mottagare på mobila anslutningar. Text och bilder måste vara läsbara på olika zoomnivåer, eftersom människor kommer att se dokumentet på skärmar av mycket olika storlekar, från en telefon till en stor bildskärm. När filstorleken är ett problem kan komprimering av dokumentet innan det delas märkbart minska laddningstiderna utan att nämnvärt påverka hur det läses.

PDF format vs Word och andra filformat

PDF , DOCX och XLSX finns var och en av olika anledningar, och att förväxla dem är en vanlig källa till formateringsfrustration. PDF är byggd för att bevara en fast, färdig layout, varför den fungerar bra för allt som är tänkt att se konsekvent ut för varje läsare, till exempel ett undertecknat kontrakt eller en färdig rapport. DOCX, Word-formatet, är byggt för pågående textredigering och samarbete, vilket är användbart medan ett dokument fortfarande skrivs, men dess utseende kan ändras något beroende på vilken ordbehandlare som används för att öppna det. XLSX är designad kring strukturerade data och beräkningar snarare än sidlayout, så det tjänar ett helt annat syfte än antingen PDF eller DOCX. I praktiken skapas och redigeras de flesta dokument i DOCX eller XLSX, och konverteras sedan till PDF först när de är färdiga och redo att delas eller skrivas ut.

Vad är en PDF formaterare?

En PDF formaterare är ett verktyg som används för att göra praktiska ändringar av utseendet och strukturen på en befintlig PDF . Detta kan inkludera att justera sidstorleken, korrigera marginaler, flytta text eller bilder och se till att sidorna har en konsekvent layout. Det kan också hjälpa till med uppgifter som att ändra ordning på sidor, slå samman flera PDF-filer till en fil eller dela upp ett dokument i mindre sektioner. Vissa PDF verktyg online kombinerar dessa formateringsfunktioner med andra PDF funktioner, medan mer avancerade funktioner kanske bara är tillgängliga på betalplaner.

Vanliga frågor

Vad är PDF format?
PDF , eller Portable Document Format, är en filtyp som är utformad för att bevara ett dokuments layout, teckensnitt och utseende på olika enheter och programvara, så att det ser konsekvent ut för de flesta läsare oavsett vad de använder för att öppna det.

Hur formaterar jag en PDF ?
Det beror på vad som behöver förändras. För layoutproblem som marginaler, sidstorlek eller felplacerad text, använd en PDF redigerare. Om du behöver ändra filtypen helt, använd en PDF konverterare istället.

Hur formaterar jag en PDF online gratis?
Ladda upp filen till en online PDF redigerare, gör layouten eller innehållsändringarna du behöver, till exempel justera marginaler, sidstorlek eller textplacering, och ladda sedan ner resultatet. Detta kan göras helt och hållet i en webbläsare, utan att installera datorprogramvara, även om vissa plattformar kan reservera vissa avancerade funktioner för betalplaner.

Vad är en PDF formaterare?
En PDF formaterare är ett verktyg som ändrar hur en PDF ser ut efter att den har skapats, och täcker saker som layout, sidstorlek, marginaler och sidordning, till skillnad från en omvandlare som ändrar filtypen.

Hur formaterar jag om en PDF ?
Öppna den befintliga filen i en PDF -redigerare och justera layouten, avståndet eller sidinställningarna direkt. Detta är vanligtvis snabbare än att återskapa dokumentet från dess ursprungliga källa.

Hur ändrar jag PDF format?
Detta beror på vad du menar. Om du vill ha en annan filtyp, som Word eller Excel, använd en omvandlare. Om du vill att PDF ska se annorlunda ut medan den förblir en PDF , använd ett layout- eller formateringsverktyg.

Kan jag redigera en PDF online?
Ja. Online PDF redigerare låter dig ändra text, bilder och layout direkt i filen, utan att behöva separat programvara.

Vad är skillnaden mellan PDF och Word-format?
PDF är byggd för att hålla en fast, färdig layout som förblir konsekvent för läsarna. Word (DOCX) är byggt för pågående redigering, så dess utseende kan variera något beroende på vilken programvara som används för att öppna den.

Relaterade verktyg

Om ditt PDF arbete innefattar lättare redigeringar snarare än en fullständig layoutfix, är PDF Escape ett snabbare alternativ för små ändringar. För bredare PDF hanteringsuppgifter utöver formatering, täcker PDF Master ytterligare funktioner. Om ett dokument innehåller bilder som behöver ändra storlek innan de går in i en PDF , kan bildförändringsprogrammet förbereda dem i förväg.