Як відформатувати PDF : повний посібник

PDF означає Portable Document Format, і він залишається найпоширенішим способом обміну готовими документами в Інтернеті. Але «форматування PDF » може означати кілька різних речей залежно від того, що вам насправді потрібно. Можливо, ви захочете виправити макет, який виглядає неправильно, перетворити PDF на інший тип файлу, відредагувати текст або зображення в документі або реорганізувати його сторінки. У цьому посібнику описано кожне з них окремо, щоб ви могли знайти потрібну відповідь.

Що таке формат PDF ?

PDF розроблено для збереження шрифтів, макета та загального вигляду документа на різних пристроях і операційних системах. Файл, створений на ноутбуці, має виглядати однаково, коли його відкривають на телефоні, планшеті чи чужому комп’ютері, незалежно від того, яке програмне забезпечення використовується для його перегляду. Ось чому PDF є стандартним форматом для контрактів, резюме, рахунків-фактур і друкованих матеріалів.

PDF як правило, робить це надійніше, ніж формати, які можна редагувати, як-от документи Word, хоча відтворення може дещо відрізнятися в деяких ситуаціях, зокрема зі шрифтами, які не вбудовано у файл, або незвичними елементами сторінки. Коли макет встановлено всередині PDF , він має тенденцію залишатися таким, яким був створений, доки хтось навмисно не змінить його, тому проблеми з форматуванням можуть бути настільки постійними, щойно вони з’являться.

Що означає форматувати PDF ?

Форматування PDF це не одне завдання. Зазвичай це відноситься до одного з таких:

• Налаштування візуального макета наявного PDF , включаючи поля, розмір сторінки та орієнтацію
• Перетворення PDF в файл іншого типу, наприклад Word або Excel, або перетворення файлу іншого типу в PDF
• Створення нового PDF з вихідного документа, наприклад файлу Word або набору зображень
• Редагування фактичного вмісту PDF , наприклад тексту чи зображень
• Реорганізація сторінок, зокрема зміна порядку, об’єднання або розділення документа

Важливо знати, що з цього стосується вашої ситуації, оскільки для кожного з них потрібен інший тип інструменту. Конвертер не вирішить проблему макета, а редактор макета не змінить формат файлу.

Як відформатувати PDF онлайн

Якщо ви хочете відформатувати PDF файл в Інтернеті через неправильний макет, наприклад, текст розташований у неправильному місці, зображення перекриває вміст або надто вузькі поля, онлайн-редактор PDF дозволяє виправити це безпосередньо в браузері, не встановлюючи програмне забезпечення для робочого столу. Загальний процес виглядає так:

1. Завантажте файл PDF в інструмент редагування
2. Виберіть конкретний елемент, який потрібно змінити, наприклад текст, зображення або загальний макет сторінки
3. Зробіть коригування
4. Завантажте виправлений файл

Працюючи над однією проблемою за раз, а не намагаючись виправити все одразу, зазвичай дає чистіший результат. Ви можете використовувати формат PDF для роботи з файлом таким чином безпосередньо у вашому браузері.

Як змінити формат PDF

Ця фраза охоплює два різні запити, і змішування їх призводить до неправильного інструменту.

Зміна типу файлу означає перетворення документа на щось інше, ніж PDF , наприклад перетворення PDF на документ Word для подальшого редагування або перетворення готового файлу Word чи Excel на PDF . Це створює зовсім інший формат файлу.

Зміна форматування означає коригування того, як PDF виглядає, поки він залишається PDF , зокрема розмір сторінки, поля, орієнтацію, інтервали та розташування тексту чи зображень на сторінці. Перетворення тут не відбувається, оскільки сам тип файлу не змінюється.

Швидкий спосіб визначити, який вам потрібен: якщо кінцевий результат все одно має відкритися як PDF , вам потрібен інструмент форматування. Якщо він відкривається як файл зовсім іншого типу, вам потрібен конвертер.

Як переформатувати PDF

Переформатування конкретно стосується зміни представлення наявного PDF без відновлення документа з нуля. Поширені ситуації включають файл, який спочатку було створено з неправильним розміром сторінки, інтервал, який порушено під час попереднього перетворення, або сторінки, які потрібно розмістити в іншому порядку, перш ніж файл завершиться. Оскільки основний вміст зазвичай залишається незмінним, переформатування, як правило, швидше, ніж відтворення документа з вихідного вихідного файлу.

Як вирішити поширені проблеми форматування PDF

Різні проблеми PDF вимагають різних виправлень, а підбір правильного інструмента для фактичної проблеми економить час.

• Текст неправильно розміщений або неправильно вирівняний: використовуйте PDF редактор, щоб перемістити або налаштувати його безпосередньо, що часто є результатом зміщення вмісту під час попереднього перетворення
• Зображення знаходяться в неправильному положенні або розмірі: змініть їх розмір або положення на сторінці
• Сторінки розташовано в неправильному порядку: скористайтеся функцією зміни порядку, щоб переставити їх, не торкаючись самого вмісту
• Сторінки мають різні розміри: налаштуйте розмір сторінки або реорганізуйте документ, як правило, після об’єднання файлів, які спочатку були створені з різними розмірами
• Файл містить непотрібні сторінки: видаліть їх або розділіть документ, щоб зберегти його фокус
• Кілька PDF-файлів мають стати одним документом: об’єднайте їх, а не відтворюйте вміст вручну
• Файл завеликий для легкого обміну: стисніть його, як правило, без помітного зниження якості
• Документу потрібно змінити тип файлу: конвертувати PDF у Word чи Excel для подальшого редагування або конвертувати готовий файл Word чи Excel у PDF

Більшість із цих проблем можна виправити, відкривши файл у редакторі PDF і безпосередньо виправивши конкретну проблему, а не починаючи документ з нуля.

Як відформатувати PDF для друку

Документ, який правильно виглядає на екрані, не завжди друкується так, як ви очікуєте. Переконайтеся, що розмір сторінки відповідає встановленому принтеру, зазвичай A4 або Letter залежно від вашого регіону. Переконайтеся, що поля залишають достатньо місця, щоб вміст не було обрізано по краях. Переконайтеся, що орієнтація, книжкова чи альбомна, відповідає дизайну сторінки. Перегляд попереднього перегляду перед надсиланням завдання на принтер зазвичай виявляє ці проблеми, перш ніж вони стануть марним друком.

Як відформатувати PDF для обміну в Інтернеті

PDF , призначений для спільного використання, а не для друку, має інші пріоритети. Розмір файлу стає важливішим, оскільки надсилання та відкриття великого файлу займає більше часу, особливо для одержувачів, які підключені до мобільного зв’язку. Текст і зображення повинні залишатися розбірливими на різних рівнях масштабування, тому що люди переглядатимуть документ на екранах дуже різних розмірів, від телефону до великого монітора. Якщо розмір файлу викликає занепокоєння, стиснення документа перед тим, як надіслати його, може помітно скоротити час завантаження без суттєвого впливу на спосіб читання.

Формат PDF проти Word та інших форматів файлів

PDF , DOCX і XLSX існують з різних причин, і плутання з ними є поширеним джерелом розчарування у форматуванні. PDF створено для збереження фіксованого готового макета, тому він добре підходить для всього, що має виглядати узгоджено для кожного читача, наприклад підписаного контракту чи готового звіту. DOCX, формат Word, створений для постійного редагування тексту та спільної роботи, що корисно, коли документ ще пишеться, але його вигляд може дещо змінюватися залежно від текстового процесора, який використовується для його відкриття. XLSX розроблено на основі структурованих даних і обчислень, а не макета сторінки, тому він служить зовсім іншим цілям, ніж PDF або DOCX. На практиці більшість документів створюються та редагуються у форматі DOCX або XLSX, а потім перетворюються на PDF лише після того, як вони готові до спільного використання чи друку.

Що таке PDF Formatter?

Програма форматування PDF – це інструмент, який використовується для внесення практичних змін у зовнішній вигляд і структуру наявного PDF . Це може включати коригування розміру сторінки, виправлення полів, переміщення тексту чи зображень і забезпечення узгодженого макета сторінок. Це також може допомогти з такими завданнями, як зміна порядку сторінок, об’єднання кількох PDF-файлів в один файл або розбиття документа на менші розділи. Деякі онлайн-інструменти PDF поєднують ці функції форматування з іншими функціями PDF , тоді як розширені функції можуть бути доступні лише в платних планах.

Часті запитання

Що таке формат PDF ?
PDF або Portable Document Format — це тип файлу, призначений для збереження макета, шрифтів і зовнішнього вигляду документа на різних пристроях і програмному забезпеченні, тому він виглядає узгодженим для більшості читачів незалежно від того, що вони використовують для його відкриття.

Як відформатувати PDF ?
Це залежить від того, що потрібно змінити. Для вирішення проблем з макетом, таких як поля, розмір сторінки або недоречний текст, скористайтеся редактором PDF . Якщо вам потрібно повністю змінити тип файлу, скористайтеся конвертером PDF .

Як безкоштовно відформатувати PDF онлайн?
Завантажте файл в онлайн-редактор PDF , внесіть необхідні зміни в макет або вміст, наприклад налаштуйте поля, розмір сторінки або розташування тексту, а потім завантажте результат. Це можна зробити повністю у веб-переглядачі, не встановлюючи програмне забезпечення для робочого столу, хоча деякі платформи можуть резервувати певні розширені функції для платних планів.

Що таке форматувальник PDF ?
Програма форматування PDF – це інструмент, який змінює вигляд PDF після його створення, охоплюючи такі речі, як макет, розмір сторінки, поля та порядок сторінок, на відміну від конвертера, який змінює тип файлу.

Як переформатувати PDF ?
Відкрийте наявний файл у PDF редакторі та налаштуйте макет, інтервал або параметри сторінки безпосередньо. Зазвичай це швидше, ніж відтворення документа з його початкового джерела.

Як змінити формат PDF ?
Це залежить від того, що ви маєте на увазі. Якщо вам потрібен інший тип файлу, наприклад Word або Excel, скористайтеся конвертером. Якщо ви хочете, щоб PDF виглядав по-іншому, залишаючись PDF , скористайтеся інструментом макета або форматування.

Чи можу я редагувати PDF онлайн?
так Інтернет-редактори PDF дозволяють змінювати текст, зображення та макет безпосередньо у файлі, не потребуючи окремого програмного забезпечення.

Яка різниця між форматом PDF і Word?
PDF створено для збереження фіксованого завершеного макета, який залишається незмінним для читачів. Word (DOCX) створено для постійного редагування, тому його зовнішній вигляд може дещо відрізнятися залежно від програмного забезпечення, яке використовується для його відкриття.

Пов'язані інструменти

Якщо ваша робота PDF передбачає легкі редагування, а не повне виправлення макета, PDF Escape — це швидший варіант для невеликих змін. Для ширших завдань керування PDF , окрім форматування, PDF Master охоплює додаткові функції. Якщо документ містить зображення, розмір яких потрібно змінити перед тим, як вони перейдуть у PDF , засіб зміни розміру зображень може підготувати їх заздалегідь.